電話受付メモのテンプレート（Excel・無料）

整備工場の電話受付メモです。A4に3件分。用件・折り返しの要否・担当あてを書いて、伝え漏れを防ぎます。

電話受付メモとは

電話受付メモは、電話を受けた人が、担当者へ用件を正確に伝えるための用紙です。整備工場では作業中の整備士が電話に出られないことが多く、伝言の漏れがそのまま失注やクレームにつながります。日時・お客様・車・用件・折り返しの期限を決まった形で書けば、誰が受けても同じように伝わります。

電話受付メモを使う場面

• 作業中の整備士あての電話を、受付が代わりに受けたとき。
• 営業時間外の留守番電話を、翌朝に書き起こすとき。

電話受付メモに書く項目

受付日時・受けた人	―
お客様・電話番号・車	―
用件・折り返しの要否と期限	―
内容	―

電話受付メモテンプレートの特長

• A4 1枚に3件分
• 用件（予約・見積り・故障…）と折り返しの期限
• 車名・登録番号の欄

電話受付メモのExcelの仕組み

電話受付メモは 「電話受付メモ」 のシート構成です（1シート）。印刷すると A4 縦で1枚になります。入力する欄（黄色）は 27 か所です。

電話受付メモの見本

電話受付メモの書き方

1. 電話を受けたら、日時・お客様名・電話番号・車名を書きます。
2. 用件に○を付け、折り返しが要るときは期限を書きます。
3. 担当者の机に置くか、写真を撮って送ります。

電話受付メモを使うときのコツ

電話受付メモは、受付の電話の横にまとめて置き、受けた人がすぐに書けるようにします。担当者が対応したら、メモに「済」と書いて回収します。

折り返しの約束をしたら、担当者が席にいなくても、約束の時刻までに誰かが連絡するルールを決めておきます。

電話の伝言を確実に伝えるために

整備工場の電話は、作業中の整備士あて、受付あて、社長あてと、相手が分かれます。伝言のメモを決まった形にしておくと、誰が受けても抜けなく伝わり、受けた人の名前から確認もできます。

用件のうち「故障」「事故」はお客様が困っている状態なので、担当者がいなくても、受けた人がその場で判断して折り返しの時刻を約束します。予約や見積りの依頼は、担当者へ確実に渡すことを優先します。

メモの写真を撮って社内のチャットに送る運用にすると、担当者が外出中でも内容を確かめられます。

電話受付メモをダウンロード（Excel・無料）

電話受付メモのよくある間違いと注意点

• 折り返しの期限を書かないこと。

電話受付メモのよくある質問

印刷するとA4で1枚に収まりますか

書類は A4 縦で1枚に収まるように設定しています。台帳や一覧表は A4 横で、行が多いときは2枚目以降に見出しが付きます。

電話受付メモとあわせて使う書式

• 整備受付票（問診票）整備・車検
• 作業予約表（週間）整備・車検
• 整備見積書整備・車検
• 車検見積書整備・車検
• 作業指示書整備・車検
• 請求書（適格請求書対応）整備・車検